Een opgave van grote betekenis
De komende jaren bouwen we in plangebied Meerstad duizenden woningen, met veel oog voor betaalbaarheid, duurzaamheid, leefbaarheid, gezondheid en natuur. We doen dat samen. Met omwonenden, belangenorganisaties en partners, in een openplanproces. En met een hecht, vrolijk en slagvaardig team collega’s uit verschillende vakgebieden. Want we geloven dat je samen betere plannen maakt.We hebben een prachtige en bijzondere opgave, die van grote betekenis is voor Groningen, de regio en Nederland. En natuurlijk vooral voor al die mensen die we hiermee een thuis bieden in onze noordelijke regio.
Op zoek naar een collega
In verband met tijdelijke afwezigheid zoeken we een officemanager die de office- en secretariële taken over kan nemen. We zijn op zoek naar een gezellige collega voor 36 – 40 uur per week, vanaf 26 augustus of 2 september 2024.
Omschrijving
Word jij blij van mensen ondersteunen, draai je je hand niet om voor administratieve klussen en krijg je er energie van om bijeenkomsten te organiseren? Dan hopen we dat je bij ons op de boot komt werken. Als officemanager van Bureau Meerstad ben je een onmisbare schakel binnen ons bureau en voor onze diverse klanten. Je bent een belangrijk onderdeel van al onze werkprocessen en verantwoordelijk voor allerlei administratieve en organisatorische taken. Je bent de steun en toeverlaat van je collega’s. Je regelt afspraken, verzorgt correspondentie, ondersteunt bij de planning van het werk, notuleert vergaderingen en onderhoudt interne en externe contacten. Je weet alles te vinden en bewaakt de structuur, zodat alles ook vindbaar blijft. Je bent een kei in het ontzorgen, administreren en organiseren.
Werkzaamheden
De werkzaamheden zijn zeer divers. Een greep uit de meest voorkomende werkzaamheden:
- Beantwoorden en afhandelen van vragen via telefoon en e-mail
- Beheren van agenda’s en maken van afspraken
- Verzorgen van zakelijke correspondentie: uitwerken en versturen van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
- Ontvangen van gasten voor afspraken en voor ons informatiecentrum
- Zorgen voor een gastvrije omgeving voor onze bezoekers
- Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
- Diverse administratieve werkzaamheden, zoals notuleren van bijeenkomsten, bijhouden adressenbestanden, etc.
- Bestellen en beheren van kantoorartikelen, boodschappen, lunches
En eventueel
- Beheren van klantdossiers, contracten in AFAS (ons in- en verkoopsysteem) en het archief
- Beheren van de personeelsadministratie
Functie-eisen
- Je beschikt over een relevante mbo-/hbo-opleiding en hebt minimaal 4 jaar werkervaring als officemanager of managementsecretaresse.
- De programma’s van Microsoft Office (Word, Outlook, MS Teams, Excel) hebben geen geheimen voor jou.
- Je bent integer en betrouwbaar. Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten: klantvriendelijkheid en goed advies staan bij jou voorop.
- Je bent een goede teamspeler.
- Je draagt bij aan een fijne werksfeer en brengt positieve feedback in.
- Je bent gericht op verbetering. Je vindt het een uitdaging om processen slimmer of sneller te laten lopen. Jouw drive is niet sneller werken, maar efficiënter werken.
- Kunnen werken met AFAS is niet noodzakelijk, wel een pre.
Dit hebben we jou te bieden
We bieden je een afwisselende tijdelijke opdracht in een dynamische en innovatieve werkomgeving, waarin je jouw talenten op allerlei manieren kwijt kunt. Je komt te werken op een prachtige plek op het water, in een slagvaardig, gezellig en hecht team. We werken hard en doen ook veel leuke dingen samen, zoals stedentrips om inspiratie op te doen bij andere gebiedsontwikkelingen.
Het tarief is marktconform en maken we passend bij jouw opleiding, kennis en ervaring. Je kunt deze opdracht doen als zzp’er of via een andere constructie (in overleg).
Meer informatie
Wil je meer weten over deze tijdelijke opdracht? Neem dan contact op met Agnes Nanninga, via (06) 39 39 38 68.
Informatie over de ontwikkeling van plangebied Meerstad vind je op www.toekomstmeerstad.eu.
We zien je reactie graag tegemoet
Stuur je reactie (motivatie en cv) naar nanninga@meerstad.eu én dijkstra@meerstad.eu, onder vermelding van: Reactie vacature officemanager, liefst zo snel mogelijk en uiterlijk op vrijdag 16 augustus 2024. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.